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CÓMO PARTICIPAR

Cómo participar. Consideraciones generales.

Como miembro de la comunidad universitaria se puede participar libremente en proyectos ayudando al proceso de internacionalización de la UNLP. No obstante, debe tenerse en cuenta que, si bien las presentaciones en las distintas convocatorias se hacen de forma individual (o en nombre de un laboratorio, cátedra, etc.), la participación siempre es INSTITUCIONAL. Se participa en tanto miembro/s de la UNLP.

Por ello, cuando se toma la decisión de aplicar a una convocatoria, es necesario contemplar los siguientes aspectos:

Durante el proceso de presentación:


•    Para solicitar la firma del presidente y/o claves institucionales (ej: programas de la Comisión Europea) se deberá remitir un correo a proyectosinternacionales@presi.unlp.edu.ar, adjuntando :

  • una copia del proyecto
  • aval de la autoridad de la unidad académica y justificación de los aportes de contraparte (si los hubiere), con al menos una semana de anticipación.

•    En caso de precisar antecedentes institucionales deberá ser solicitado al mail mencionado anteriormente con un tiempo prudencial e indicando:

  • tipo de información requerida.
  • universidades y/u organismos socios del proyecto.
  • tiempo límite para el envío de la información.


Si el proyecto resulta beneficiado:

•    Informar a la Dirección de Relaciones Internacionales Universitarias a fin de asentar el proyecto en la base de datos institucional que servirá como antecedente para futuros proyectos.
•    Remitir una copia de la versión aprobada del proyecto (si difiere o no fue elevada durante el proceso de presentación).
•    En el caso de que el proyecto reciba financiamiento externo y se deban completar y firmar fichas financieras, de información legal, contratos o suscribir acuerdos dirigirse a proyectosinternacionales@presi.unlp.edu.ar  con, al menos, una semana de anticipación e indicando fecha límite para su remisión.

En ningún caso se procederá a la firma o transferencia de fondos a las unidades académicas respectivas si no se presenta copia del proyecto e indica la persona responsable del mismo, mail de contacto y lugar de trabajo. Es fundamental tener una actitud solidaria en este punto ya que la omisión afecta la transferencia de fondos de otros proyectos de una misma convocatoria (por ej: PPUA) y su consecuente perjuicio.


Durante la gestión del proyecto:

•    Quien figura como director o responsable de proyecto (en tanto miembros socios/participantes de un consorcio) no sólo tiene la responsabilidad de la ejecución académica sino de la administración financiera.  Si bien las áreas contables de las unidades académicas realizan compras, pagos y controlan facturas, el conocimiento sobre montos y rubros permitidos de gastos, así como las personas integrantes del proyecto autorizados a realizar acciones en el marco del proyecto, es del director o responsable.
•    Es imprescindible que el director conozca las pautas de rendición de cuentas de los proyectos, e instructivos de los programas (según la convocatoria que se trate) antes de iniciar la ejecución del mismo.  En muchos casos, esas pautas condicionan los gastos y sus modalidades.  Un gasto mal realizado o un procedimiento no respetado, al término del proyecto difícilmente puede ser subsanado por el área contable.
•    Cuando debe efectuarse un gasto no contemplado originalmente en el proyecto, debe solicitarse autorización al programa o al coordinador de proyecto (si se trata de una red). No deben tomarse decisiones unilateralmente.
•    Cuando el proyecto prevé viajes se debe contemplar, no solo la adquisición del pasaje, sino la obtención de seguros pertinentes, avisos a la ART, pasaportes y visas (que en algunos casos requieren de documentación legalizada por el Ministerio de Educación). Por ello, el factor tiempo es fundamental.
•    Del mismo modo que en punto anterior, si se prevé la recepción de docentes, investigadores y/o estudiantes se deberá tener en cuenta el tiempo necesario para la obtención de visas (ver “VISAS”) y garantizar que los invitados posean seguro durante su permanencia en la UNLP.


Al finalizar el proyecto:


•    Quien figura como director o responsable de proyecto (en tanto miembros socios/participantes de un consorcio) deberá garantizar la elevación de la rendición de cuentas en tiempo y forma. Esto implica que deberá prepararse la rendición en forma articulada con el área contable de la unidad académica respetando las pautas de rendición indicadas por el programa y/o coordinación del proyecto.  La responsabilidad no es del área contable, es del director.

Debe contemplarse que el incumplimiento de este punto, en varios programas se considera una falta de la institución, en consecuencia, puede derivar en la no participación de otros miembros de la UNLP en convocatorias subsiguientes.


19/09/2014 14:25
 
 
 
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